Pengertian Laporan

Kata lapor dibentuk dari kata dasar lapor dan mendapat akhiran (sufiks) -an, yang dapat diberi arti sebagai segala sesuatu yang dilaporkan atau pemberitahuan tentang sesuatu.

Siswanto(1982:62)memberikan batasan laporan yaitu sebagai informasi tertulis yang dimaksudkan sebagai pertanggungjawaban atas sesuatu penugasan. Laporan juga dapat dikatakan sebagai suatu dokumen yang disampaikan atau menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran atau tindakan yang akan diambil(Keraf, 1993:284).

Sejalan dengan pendapat Keraf, Parera(1987:56) megemukakan laporan pada dasarnya suatu bentuk penyampaian dan perjanjian fakta-fakta dan pemikiran guna tindakan.

Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan suatu bentuk penyampaian dan penyajian hasil kegiatan baik secara lisan maupun tertulis atau dokumen berupa fakta-fakta yang dimanfaatkan guna mengambil sebuah keputusan atau tindak lanjut bagi seseorang atau lembaga atau instansi tertentu.

Dalam pembuatan laporan, agar suatu laporan benar-benar dibutuhkan dan bermanfaat peranannya dalam organisasi harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

Clear

• Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca.

Mengenai Sasaran Permasalahannya

• Menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat yang jelas dan singkat.

Lengkap

• Permasalahan yang dibahas sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.
• Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan.

Tepat Waktu dan Cermat

• Pembuatan laporan diusahakan dilakukan dengan secepat-cepatnya dan langsung disampaikan.

Konsisten

• Laporan didukung data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah, dapat dipercaya dan diterima, serta tidak saling bertentangan satu sama lain.

Objektif

• Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara objektif.

Proses Timbal Balik

• laporan yang baik bisa dipahami sehingga menimbulkan gairah dan minat si pembaca
• Pembaca memberikan respone yang bisa bermanfaat bagi laporan maupun pembaca laporan

Dasar-dasar Pembuatan Laporan

1. Pengumpulan data dan fakta
2. Pemindahan tabulating data dan fakta
3. Membuat kerangka laporan

• Pendahuluan
  
• Tubuh laporan
  
• Saran-saran
• Kesimpulan dan penutup

Sistematika

Laporan resmi tersusun secara tepat dan terperinci mengenai hal-hal di bawah ini :

1. halaman Judul
   
2. Kata Pengantar
3. Daftar Isi
4. Daftar Tabel
5. Daftar Gambar
6. Pendahuluan
   
7. Tubuh Laporan
8. Kesimpulan dan saran
9. Daftar Pustaka
10. Lampiran
11. Daftar Petunjuk

Jenis-jenis Laporan

Jenis-Jenis Laporan
Jenis-jenis laporan dapat ditentukan berdasarkan sifat & kandungan laporan itu. Jenis Laporan Lisan Bertulis, Laporan Tahunan
Laporan Prestasi, Laporan Khas, Laporan Penilaian, Laporan Sulit, Laporan Kajian, Laporan Lawatan, Laporan Aktiviti

Contoh : Laporan Berita, Laporan Langsung

Laporan Tahunan
Disediakan oleh sesebuah persatuan, organisasi, syarikat atau institusi. Tujuan : Menyediakan perancangan yang lebih baik dan mencapai prestasi yang lebih tinggi pada masa akan datang. Dibuat setahun sekali. Disampaikan mengikut urutan tarikh.

Laporan Khas
Tujuan : Mendapatkan maklumat yang pantas, tepat & jelas. Berguna kepada organisasi dan masyarakat mendapatkan gambaran sebenar sesuatu peristiwa.

Laporan Prestasi
Mengandungi penjelasan tentang tugas yang telah selesai & kejayaan yang dicapai oleh sesebuah syarikat atau organisasi.

Laporan Penilaian
Menyatakan mutu, nilai, keadaan atau sifat sesuatu yang menjadi fokus penilaian. Maklumat akhir laporan penilaian adalah memberi maklumat kepada pihak tertentu untuk membuat keputusan atau hanya sebagai makluman.

Laporan Sulit
Mengandung maklumat tentang latar belakang individu. Maklumat mestilah tepat Membantu sesuatu pihak membuat keputusan terhadap permohonan seseorang calon.

Laporan Kajian
Dilakukan oleh sesuatu jawatankuasa atau lembaga yang dipertanggungjawabkan untuk mengkaji sesuatu isu, kejadian, dasar dll. Hasil kajian didedahkan dalam bentuk laporan & disampaikan kpd pihak tertentu untuk tindakan selanjutnya. Tidak bersifat fiksyen.

Laporan Lawatan
Tujuan : Merakamkan peristiwa yang berlaku sepanjang lawatan itu berlangsung. Dilaporkan mengikut perkembangan peristiwa. ‡ Tepat & mudah difahami.
Laporan Aktiviti Persatuan memaklumkan sesuatu. Tujuan : Merakamkan atau ditulis mengikut format tertentu. ‡ Disediakan oleh setiausaha persatuan.